外国語でビジネスメールを書くのに、四苦八苦している方は少なくありません。「言葉が違えば文化も異なる」ため、ビジネスメールのマナーも先方に合わせる必要があるでしょう。ビジネスメールの翻訳依頼を受け付けている翻訳会社も多いですが、プロに依頼するとどのようなメリットがあるのでしょうか？
海外へのビジネスメールが頭痛のタネ？
慣れない作業はストレスのもと
翻訳に慣れていない方が、数行の英文メールを作成するのに数時間かかるのは当然です。たとえ慣れていたとしても、出来上がった文面を読み直して、「これで大丈夫だろうか？」と不安になることもあるのではないでしょうか。
国内でビジネスメールを送る場合でもルールやマナーがある通り、海外にも基本的なマナーがあります。マナーが守れていないとトラブルが起きたり、信頼関係が損なわれてしまったりと、ビジネスに大きな影響を与えるかもしれません。
機械翻訳でも問題ない？
ビジネスメールはそれほど長い文面ではないため、機械翻訳に頼る方法もあります。無料の機械翻訳を利用すれば、コストも手間もかかりません。少し前までは翻訳精度に問題がありましたが、最近では驚くほどの進歩を見せています。とくに似ている言語同士の翻訳に関しては、かなりの精度を誇るようです。
しかしながら、まだ発展途上の技術であることも事実です。素人目にはよくできた翻訳だったとしても、ネイティブに失礼な印象を与えかねないケースも。また、無料の機械翻訳は便利ですが、セキュリティ面で問題があります。大切なビジネスメールを情報漏洩から守るためにも、機械翻訳の利用は避けたほうが良いかもしれません。
海外に送るビジネスメールを翻訳者に依頼するメリット
円滑なコミュニケーションが取れる
ビジネスメールは情報伝達手段であり、コミュニケーションの手段です。ですが、ビジネス文書とは大きく異なり、ビジネスメールは簡潔でわかりやすいものが好まれます。文化が違うため一概には言えませんが、英文ビジネスメールの場合、シンプルでわかりやすい文面になるよう心掛ける必要があるでしょう。とはいえ、簡潔過ぎて素っ気ない文章も無愛想な印象になるため考えものです。 その点、プロの翻訳者に依頼すれば、シンプルかつ丁寧、わかりやすいビジネスメールの作成が可能です。お互いに誤解があってはビジネスは成り立ちませんから、情報や意志をきちんと伝えるためにも、翻訳のプロに頼ることをおすすめします。
業務効率化に役立つ
ビジネスメールを完成させるのに何時間もかかると、ほかの仕事に支障をきたすのではないでしょうか。ようやく完成したとしても文面が正しいかどうか不安に感じ、周りの人に確認してもらうこともあるかもしれません。そうすると、送信するまでにさらに時間がかかってしまうことになります。しかし、プロの翻訳者にビジネスメール作成を依頼すれば、短期間で完璧な文面が完成します。
プロならではの高品質さ
外国語でビジネスメールを書き慣れていない方の場合、正しい言葉のチョイスに迷うこともあるでしょう。一般的にビジネスメールは挨拶、目的、詳細、アクション、クロージングで構成されており、文面全体に統一感がなくてはなりません。ところが、言葉の選択を少し間違うだけで文面の統一感が崩れてしまい、たちまち完成度が低くなります。ビジネス文書同様、ビジネスメールでは話し言葉は避けたいもの。ビジネスメールの文面の完成度が低いと、会社の信頼関係に関わる恐れがあるので注意が必要です。語学のプロフェッショナルが作成した文面は品質が保証されていますから、ビジネスメール作成の際には翻訳者に依頼することをおすすめします。
